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L’analisi delle vendite

L’attuale contesto economico e la competitività che lo caratterizza hanno portato il controllo di gestione a rappresentare una necessità e non più un optional all’interno delle imprese di piccole e medie dimensioni. La rapidità con cui le metodologie e gli strumenti informatici si evolvono ha […]

L’attuale contesto economico e la competitività che lo caratterizza hanno portato il controllo di gestione a rappresentare una necessità e non più un optional all’interno delle imprese di piccole e medie dimensioni.

La rapidità con cui le metodologie e gli strumenti informatici si evolvono ha agevolato in maniera esponenziale il processo di trasformazione del dato in conoscenza, la quale rende più efficiente ed efficace il processo decisionale.

 

La categoria di strumenti preposta a supportare le decisioni aziendali è costituita dai sistemi di Business Intelligence. Tali sistemi, come ad esempio QlikView, si collegano al gestionale aziendale eSOLVER e consentono di sviluppare cruscotti interattivi, ricchi di grafica, facili e veloci sia da creare che da modificare.

Lo strumento, inoltre, presenta un elevatissimo grado di flessibilità, consente un’ampia gamma di personalizzazioni e livelli di interrogazione, dal più generico al più dettagliato possibile.

Nello specifico un progetto di BI si compone di 2 step:

1. Importazione dati da diverse fonti (database aziendale, excel, access, web data ecc.)
2. Produzione di informazioni tramite la creazione di report, analisi e previsioni

 

Gestione e previsione delle vendite

Uno dei principali ambiti di applicazione dei sistemi di BI è l’ausilio alle operazioni di gestione e previsione delle vendite.
Di seguito viene illustrato brevemente un caso pratico:

Soggetto: PMI il cui fatturato annuo si attesta intorno ai 3,5 mln €.

Settore: B2B, caratterizzato da molteplicità di clienti e prodotti tendenzialmente abituali.

Obiettivo del progetto: ausilio all’operazione di gestione e previsione delle vendite.

Tramite l’utilizzo di strumenti di BI è stato possibile analizzare le vendite da 4 differenti punti di osservazione:

  • Cliente
  • Prodotto
  • Agente
  • Area geografica,

il tutto utilizzando come sorgente dei dati analizzati il gestionale eSOLVER.

Inoltre, per ogni categoria di analisi è possibile spostare di volta in volta il focus dell’interrogazione in base alla specifica esigenza.

Ad esempio: visualizzazione dei primi n clienti per volume di fatturato e per fatturato previsto, visualizzazione dei clienti nuovi, dei clienti che hanno aumentato gli acquisti rispetto al loro volume medio di acquisto, dei clienti che hanno ridotto gli acquisti rispetto al loro volume medio di acquisto, dei clienti in ritardo rispetto alle loro abitudini di acquisto e così via per ogni categoria individuata.

 

Il grafico riporta in modo sintetico l’andamento del fatturato cumulato di un determinato periodo (nel caso di specie Febbraio 2016) e lo confronta con lo stesso periodo degli anni precedenti.

Grafico1
Nel grafico sono evidenziati in colori diversi i clienti nuovi , i clienti stabili e i clienti persi. In particolare nel caso in esame a febbraio 2016 il fatturato risulta di Euro 589.358 contro Euro 494.254 del 2015 con un saldo positivo di Euro 95.103.
Tale saldo è però un combinato di fattori positivi (vendite a nuovi clienti per Euro 21.852 e maggiori vendite a clienti stabili per Euro 158.915) e fattori negativi (minori vendite a fronte di clienti persi per Euro 85.665). Questa analisi immediata può essere approfondita nelle varie dimensioni utilizzando lo stumento di BI proposto.

 

L’operatore potrà esplodere il dato e vedere, con un semplice clik, chi sono i clienti persi, quali prodotti avevano acquistato nel periodo precedente, quale è stato il loro ultimo ordine, a quale agente fanno riferimento e a quale aera geografica appartengono. Stessa cosa può avvenire con i clienti nuovi o con i clienti stabili. In tutte le esplosioni i clienti sono riportati in ordine descrescente in modo da focalizzare subito l’attenzione sugli importi più elevati. Grafico2Esplodendo ulteriormente il dato si può vedere il singolo cliente o il singolo prodotto. A fianco vengono riportate alcune immagini che mostrano il grado di dettaglio che lo strumento permette.

 

Grafico3

 

Il progetto di BI brevemente illustrato è altamente innovativo in quanto oltre all’analisi in tempo reale delle vendite da molteplici prospettive e molteplici livelli di dettaglio, permette la generazione in automatico di una previsione aggiornata mensilmente basata su un algoritmo che ha origine dall’analisi delle “abitudini” dei numeri aziendali.

Grafico4

Anche la previsione si può esplodere per singolo cliente o per singolo prodotto come può vedere dalle immagini sotto riportate. Per ragioni di riservatezza le anagrafiche dei clienti sono state sostituite con cliente A, B, C etc.

Grafico5

A tal riguardo, va sottolineato che la previsione di stima automatica delle vendite è stata possibile solo dopo aver analizzato l’andamento delle vendite negli ultimi anni ed aver riscontrato dei comportamenti standardizzabili nei clienti. A titolo di esempio, si è visto che solo dopo due ordini consecutivi un cliente diventava abituale (cioè con ordini regolari ad intervalli di tempo definito) e, viceversa, un cliente abituale cessava di essere tale quando non acquistava per tre periodi consecutivi. Tale informazione, oltre ad essere utilizzata per elaborare l’algoritmo di previsione delle vendite, è altresì utilizzata per visualizzare nel cruscotto dedicato ai clienti quelli che sono in ritardo. In tal modo, l’azienda ed in particolare l’agente di riferimento sono messi nelle condizioni di poter individuare tempestivamente, tra migliaia di clienti, il comportamento anomalo ed intervenire per tempo, prevenendo così il venir meno del rapporto commerciale.

L’immagine riporta l’esplosione dei clienti in ritardo.

Grafico6

Infine va ricordato che la previsione considera solo le due dimensioni cliente e prodotto in quanto le altre 2 dimensioni, agente e area geografica, si aggiornano automaticamente essendo ogni cliente collegato ad un’area geografica ed agente di riferimento.

La base informativa per il processo è costituita dalle fatture emesse dall’azienda o in alternativa dai ddt di vendita. Il processo di fatturazione ed emissione del ddt nelle moderne aziende viene svolto tramite sistemi informatici ed è quindi sempre aggiornato.

Prendendo a base la fattura emessa si avrà un aggiornamento mensile del dato, in quanto è pratica diffusa procedere alla fatturazione differita, che consiste nell’emissione di una fattura alla fine del mese riguardante tutti gli ordini effettuati nel mese stesso. La previsione viene dunque effettuata ogni primo giorno del mese.

Prendendo invece a base il ddt di vendita sarà possibile disporre di un dato e di una previsione sempre aggiornati su base giornaliera, in quanto il documento di trasporto viene emesso ogni qual volta viene effettuata la consegna al cliente.

 

Nel grafico sottostante, relativo ad un progetto che si aggancia ad una base informativa che va dall’emissione dell’ordine in poi, viene visualizzato oltre al fatturato già realizzato anche quello futuro pressoché certo derivante dalle spedizioni effettuate e dagli ordini ricevuti. Anche in tal caso il dato si può esplodere fino alla singola spedizione o al singolo ordine.

Grafico7

Le metodologie informatiche illustrate consentono, dunque, di analizzare in tempo reale una grande quantità di numeri aziendali con un elevatissimo grado di precisione, considerato che i dati visualizzati provengono direttamente dal database aziendale.

Un ulteriore pregio del progetto illustrato, relativo alla gestione e alla previsione delle vendite, è che lo stesso può essere facilmente adattato, con eventuali personalizzazioni, a tutte le aziende che utilizzano il gestionale eSOLVER ed hanno un elevato numero di clienti e/o prodotti.

 

 

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A cura di Guglielmo Martinelli – ADM Associati, Consulente Affiliato Simpresa