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Reporting Operativo del Controllo di Gestione

Non è a caso che si parla di “Controllo di Gestione” e non di “Verifica di Gestione”. Nella verifica si raccolgono i dati di un fenomeno e li si paragona a determinati valori di riferimento definendo così una coerenza, una conformità (o una non conformità) […]

Non è a caso che si parla di “Controllo di Gestione” e non di “Verifica di Gestione”.

Nella verifica si raccolgono i dati di un fenomeno e li si paragona a determinati valori di riferimento definendo così una coerenza, una conformità (o una non conformità) tra le informazioni.

Il controllo di un processo prevede che, dopo la raccolta e la comparazione dei dati, siano studiate e attivate le azioni per riportare (o per portare) la condizione del processo all’interno dei valori fissati.

 

Se quindi il Controllo di Gestione è l’insieme di azioni e strumenti che hanno lo scopo di “controllare” cioè influire sulla gestione aziendale, di conseguenza tutte le informazioni raccolte e soprattutto tutti gli elaborati del Controllo di Gestione devono essere decisi e introdotti secondo l’impiego che hanno nei processi decisionali.

 

In generale, si possono definire due categorie di report del Controllo di Gestione: report di carattere “Economico/Finanziario” e report di carattere “Operativo”.

I primi (Report Economico/Finanziari) sono i report che soddisfano le esigenze di controllo dei flussi finanziari, redditività generale, valorizzazione dei prodotti, sostenibilità dell’indebitamento, ricerca di fonti finanziarie o di opportunità di investimentie simili.

I secondi (Report Operativi) sono quelli che analizzano e supportano le decisioni gestionali relative alla “produzione” nel senso più lato, quindi sia manifatturiera che di fornitura di servizi. Inoltre, forniscono dati indispensabili al Controllo Economico/Finanziario.

 

In queste note, si vuole esaminare il Reporting Operativo, mentre i Report Economico/Finanziari saranno analizzati in un prossimo articolo.

 

Il primo indicatore di carattere operativo è la tariffa oraria consuntiva nel periodo esaminato ed è un indicatore focale perché costituisce la base di valorizzazione dei costi di prodotto/servizio.

Questa deve essere analizzata per gruppi di attività/lavorazioni “sufficientemente” omogenei, oppure per gruppi relativamente disomogenei purché con mix costante (in questo caso, un ulteriore indicatore misurerà la costanza nel tempo della composizione del mix). La scelta del livello di raggruppamento è fatta su base opportunistica, considerando da un lato il costo (o la fattibilità) di una raccolta più “precisa”, dall’altro l’effettiva utilità di tale dettaglio.

La tariffa oraria (consuntiva) subisce prevalentemente i seguenti influssi:

1. l’evoluzione dei costi della manodopera a causa di cambiamenti della struttura o di rinnovi contrattuali o di trattative/accordi aziendali. Queste informazioni sono generalmente caricate a sistema a cura dell’ufficio contabilità/personale;

2. l’andamento dell’assenteismo, elaborato a cura dell’ufficio personale;

3. la produttività, intesa come quantità di prodotto lavorato o di servizio prestato in rapporto all’impiego della risorsa. Queste informazioni sono in genere raccolte e gestite dall’ufficio di Produzione;

4. le variazioni degli altri costi che incidono, in modo diretto o “ribaltato” , ad esempio l’incidenza di manodopera indiretta, i costi di manutenzioni, della logistica interna e degli altri costi ribaltati secondo i criteri che sono stati decisi.

Ogni tariffa oraria consuntiva viene analizzata comparandola alla relativa tariffa oraria prevista a budget con l’obiettivo di capire le cause di deviazione ed operare come detto le correzioni necessarie.

Assume quindi un ruolo determinante la possibilità di elaborare automaticamente il Tariffario Industriale, ovvero l’insieme delle tariffe di costo, con le quali l’Azienda può valutare periodicamente le performance dei reparti. La soluzione gestionale eSOLVER di Sistemi S.p.A. ha una specifica funzione dedicata all’elaborazione del Tariffario Industriale.

 

Un altro gruppo di indicatori che devono essere analizzati attraverso report Operativi sono quelli relativi alla Qualità, tra questi, ad esempio:

1. percentuali di scarto e di rilavorazione delle lavorazioni, piuttosto che percentuali di interventi non risolutivi e incidenza di interventi addizionali nel caso di attività di servizi: influiscono direttamente sul costo del prodotto e indirettamente sul lead time interno (che influisce a sua volta sul livello di servizio e sul Work In Progress – WIP);

2. percentuali di scarto dei materiali in ingresso, siano queste a carico del fornitore o dell’azienda: influiscono sulle giacenze e sulle scorte di sicurezza;

3. percentuali di scarto e valori degli addebiti da parte dei Clienti per motivi di Qualità.

 

Un altro gruppo sono i costi e gli indicatori relativi alla Logistica, tipicamente più interessanti nella aziende manifatturiere. Questo raggruppamento di costi è particolarmente interessante, contenendo sia i costi di gestione che i costi “finanziari” dei materiali:

1. parametri caratteristici della Logistica Inbound, cioè approvvigionamenti e ricevimenti. Ad esempio,

  • l’incidenza dei trasporti sul valore dell’acquistato,
  • il lead time medio di approvvigionamento per le diverse classi,
  • l’incidenza della manodopera indiretta sul valore dell’acquistato etc.

 

2. parametri della Logistica interna, cioè gestione dei magazzini e del rifornimento alle linee. In questo caso è opportuno rilevare:

  • l’incidenza dei costi di magazzinaggio in relazione al volume dei materiali (di uso corrente) giacenti a magazzino,
  • la giacenza a Magazzino, in valore assoluto e in percentuale del valore della produzione e il valore delle Scorte di Sicurezza,
  • la giacenza in produzione (WIP),
  • il costo della obsolescenza, cioè dei materiali che devono essere rottamati a causa di cambi prodotto, restyling, richieste dei Clienti, errori di programmazione etc.,

 

3. parametri della Logistica Outbound, cioè Spedizioni:

  • incidenza delle spedizioni sul valore dello spedito,
  • incidenza dei trasporti speciali per risanare ritardi di produzione o errori di pianificazione.

 

Altri indicatori di Controllo Operativo sono le analisi di disponibilità degli impianti e delle risorse umane. E’ una analisi che supporta le decisioni di investimento o dismissione di impianti così come l’incremento o la riduzione degli organici.

Come si vede, sono molteplici le funzioni coinvolte a fornire i dati necessari al Controllo di Gestione: Ufficio del Personale, Produzione, Qualità, Logistica, Contabilità Industriale, Ufficio Analisi Lavoro. Se possibile questi dati vengono raccolti ed elaborati attraverso il Sistema Gestionale ERP altrimenti con sistemi dipartimentali più o meno elaborati, tuttavia tutti questi sistemi devono fornire al Controllo di Gestione le informazioni necessarie.

Abbiamo indicato alcune aree di analisi e alcuni parametri di controllo sviluppati nei progetti realizzati in molti anni di attività. Ne esistono molti altri (ad esempio non abbiano trattato i Costi Commerciali e delle attività di Customer Experience).

Sempre, comunque, un buon Controllo di Gestione deve essere implementato per gradi e attentamente progettato in coerenza con le dimensioni della azienda e con le effettive esigenze, per evitare di costruire un sistema il cui costo di realizzazione iniziale e di successivo mantenimento sia eccessivo rispetto alle reali necessità.

 

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A cura di Giacomo Auxilia – Euteco, Consulente Affiliato Simpresa