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La documentazione tecnica

La documentazione tecnica rappresenta, sicuramente per un’Azienda di produzione, l’ossatura necessaria per la gestione della stessa e per garantire all’Azienda, nel suo insieme, la banca dati fondamentale per tutte le altre necessità organizzative e di controllo (dai Clienti al Controllo di Gestione).   Il caso […]

La documentazione tecnica rappresenta, sicuramente per un’Azienda di produzione, l’ossatura necessaria per la gestione della stessa e per garantire all’Azienda, nel suo insieme, la banca dati fondamentale per tutte le altre necessità organizzative e di controllo (dai Clienti al Controllo di Gestione).

 

Il caso riguarda una Azienda metalmeccanica di piccole dimensioni (fatturato oscillante tra i 3,5 e i 4 milioni di euro/anno e una forza di lavoro totale compresa tra le 30 e 35 unità, a seconda dei periodi dell’anno).

La situazione gestionale che si presenta è:

  • la contabilità generale viene tenuta da una Società di servizi esterna, collegata ad uno Studio di Commercialisti
  • gli obblighi fiscali sono curati dalla Studio di Commercialisti
  • la gestione delle paghe, i contatti con gli Enti Previdenziali e la redazione dei cedolini paga è affidata ad un Consulente del Lavoro
  • la gestione degli ordini Clienti, ordini a Fornitori, Prodotti e Bollettazione viene effettuata manualmente con l’ausilio di fogli Excel, Word e qualche programma realizzato in Access per un minimo di gestione dati finalizzati alla Qualità
  • la gestione della Finanza è affidata ai classici “quadernetti” banca, tenuti a mano.

L’Azienda, vista la difficoltà di mettere insieme tutti i dati necessari relativi alla conduzione, dovuta a questa frammentazione di informazioni e di gestioni, decide di dotarsi all’interno di un software gestionale integrato, lasciando comunque all’esterno la parte relativa agli obblighi fiscali (bilanci, dichiarazioni, etc.) e quella relativa alla gestione normativa e amministrativa del personale (contatti con Enti Previdenziali, normativa, redazione dei cedolini paga).

Conscia del passo importante che si appresta a compiere, la Proprietà decide di far precedere la scelta e la successiva introduzione di un sistema gestionale “integrato”, da una analisi, affidata ad una Struttura esterna, del suo sistema di gestione attuale, seppur manuale, di mappare i processi in atto e di definire i nuovi processi, avendo definito gli obiettivi che si pone e i risultati e le informazioni che vuole ottenere e che ritiene necessari sia per la gestione attuale sia per affrontare con maggior tranquillità lo sviluppo futuro.

Solo dopo la realizzazione e condivisione di queste attività è stata avviata la scelta del software gestionale che meglio rispondesse, sotto tutti i profili (affidabilità, costi e tempistiche) alle esigenze emerse.

Uno dei punti individuati come fondamentale per sviluppare questo processo è la definizione e realizzazione della documentazione tecnica necessaria sia alla gestione di Clienti, Fornitori, Produzione, Magazzini sia ad un successivo impianto di un Controllo di Gestione.

Vengono individuati come punti essenziali per la completezza della documentazione tecnica:

  • l’anagrafica degli articoli (materie prime, semilavorati, prodotti finiti e commerciali)
  • il ciclo di lavoro, sia per le fasi interne che per le fasi esterne
  • la distinta base.

In questa fase non vengono affrontate le tematiche relative ai disegni gestiti dall’ufficio Tecnico.

L’attività ha previsto, come prima fase, la ricognizione dell’esistente, per cercare di non stravolgere completamente la realtà Aziendale, sia per non creare un “trauma” all’interno della Struttura Aziendale sia per velocizzare il processo.

 

Anagrafica Articoli

Codifica: è emerso che non esisteva una regola specifica di codifica; i vari articoli avevano sostanzialmente le seguenti tipologie di codifica: il codice del fornitore principale, il nome commerciale, una struttura embrionale di codice parlante. Inoltre questa mancanza di regole e di metodo aveva portato ad una importante duplicazione (e triplicazione) di codici, per cui uno stesso oggetto si chiamava in più modi diversi a seconda del momento in cui era nato.

Definita una regola di codifica che poteva soddisfare le varie esigenze, è stata avviata una azione generalizzata di unificazione di codifica di tutti gli articoli presenti in Azienda, in modo da permettere sia una facile individuazione dei vari oggetti sia e soprattutto che ad ogni materiale corrispondesse un unico codice e viceversa.

Questa parte è stata sicuramente la più lunga, visto l’alto numero di Articoli impiegati, ma sicuramente la meno complessa.

Si è poi passati a definire, seppur di larga massima e non per tutti gli articoli, le caratteristiche gestionali di ogni codice e particolarmente:

  • tipo articolo (make or buy, conto lavoro)
  • classe merceologica
  • tipo di gestione (per magazzino, su commessa)
  • lead time
  • scorta di sicurezza
  • lotto di produzione o di acquisto

 

Ciclo di lavoro

Questa è stata la fase più complessa.
La maggior parte delle lavorazioni venivano eseguite per “competenza acquisita” dai vari Addetti, senza informazioni predefinite e dettagliate.

I passi sono stati:

  • fare la ricognizione di tutte le macchine e le attrezzature presenti in azienda
  • catalogare tutte le lavorazioni che l’Azienda poteva compiere, sia all’interno che all’esterno
  • definire le fasi di lavorazione da compiere per realizzare un codice
  • definire le attrezzature necessarie per eseguire ogni lavorazione/codice
  • definire gli utensili necessari per eseguire ogni lavorazione/codice
  • rilevare (in parte) e definire (per similitudine o esperienza) i tempi necessari per eseguire ogni lavorazione/codice
  • definire le fasi, le modalità e gli strumenti necessari per effettuare il controllo di qualità sulle lavorazioni effettuate.

 

Distinta base

Vista la tipologia di attività svolta, non è stata una fase particolarmente complessa.
L’Azienda produce componenti meccanici ed esegue piccoli montaggi di parti prodotte all’interno e di componenti commerciali.
La struttura della distinta può essere monolivello per arrivare, al massimo, a tre livelli.
Avendo provveduto ad una corretta e puntuale codifica di tutti gli articoli, la realizzazione di questo punto è sufficientemente breve.

La formalizzazione e definizione dettagliata di tutti questi dati e queste informazioni ha permesso di affrontare con relativa tranquillità la gestione dei seguenti punti:

  • le movimentazioni di magazzino (ricevimento, immissione in produzione, versamento finiti)
  • l’emissione degli ordini di produzione (sia interni che esterni in c/l)
  • l’avanzamento degli ordini di produzione
  • il calcolo degli impegni (a capacità infinita e definita) della manodopera diretta di officina
  • i report di utilizzo della manodopera e degli impianti
  • la determinazione dei fabbisogni dei materiali
  • la messa a disposizione di una serie di dati affidabili per il successivo impianto del controllo di gestione.

 

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A cura di Guido Mosca – Euteco, Consulente Affiliato Simpresa